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AB 419 - Educational Equity: Immigration Enforcement

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Quick Reference For School Officials

What to do if an immigration-enforcement officer comes to your school?
  1. Notify the designated local educational agency administrator of the request.
     
  2. Advise the immigration officer that, before proceeding with the request, and absent exigent circumstances, you must first receive direction from the local educational agency administrator.
     
  3. Ask to see, and make a copy of or note, the officer’s credentials (name and badge number), and the phone number of his/her supervisor.
     
  4. Ask the officer for his/her reason for being on school grounds and document it.
     
  5. Ask the officer to produce any documentation that authorizes school access.
     
  6. Make a copy of all documents provided by the officer.
     
  7. If the officer declares that exigent circumstances exist and demands immediate access to the school, comply with his/her orders and immediately alert the local educational agency administrator.
     
  8. If the officer does not declare that exigent circumstances exist, respond according to the requirements of the officer’s documentation. If the immigration-enforcement officer has:
    • an ICE (Immigrations and Customs Enforcement) administrative warrant or a subpoena for production of documents or other evidence, inform the officer that you cannot consent to any request without first consulting with the local educational agency’s legal counsel or other designated administrator.
    • a federal judicial warrant (search-and-seizure warrant or arrest warrant), prompt compliance with such a warrant is usually legally required. If feasible, consult with your legal counsel or designated local educational agency administrator before providing the officer access to the person or materials specified in the warrant.
       
  9. While you should not consent to access by an immigration enforcement officer unless he/ she declares exigent circumstances or has a federal judicial warrant, do not attempt to physically impede an officer, even if he/she appears to lack authorization to enter. If an officer enters the premises without consent, document his/her actions while on campus.
     
  10. After the encounter with the officer, promptly take written notes, including the following:
    • List or copy of the officer’s credentials and contact information;
    • Identity of all school personnel who communicated with the officer;
    • Details of the officer’s request;
    • Whether the officer presented a warrant or subpoena to accompany his/her request, what was requested in the warrant/subpoena, and whether the warrant/subpoena was signed by a judge;
    • Your response to the officer’s request;
    • Any further action taken by the officer; and
    • Photo or copy of any documents presented by the officer.
  11. Notify parents or guardians as soon as possible (unless prevented by a judicial warrant or subpoena), and do so before an officer questions or removes a student for immigration- enforcement purposes (unless a judicial warrant has been presented).
     
  12. Provide a copy of those notes, and associated documents collected from the officer, to the local educational agency’s legal counsel, Superintendent, or other designated administrator.
     
  13. E-mail the Bureau of Children’s Justice in the California Department of Justice, at BCJ@ doj.ca.gov, regarding any attempt by a law-enforcement officer to access a school site or a student for immigration-enforcement purposes.
What to do if an immigration-enforcement officer requests personal information about a student or his/her family members?
  • Avoiding unauthorized information disclosure: Do not disclose information that might indicate a student’s or family’s citizenship or immigration status without consent of the parents, guardians, or students (if the student is 18 years of age or over), unless the information is for a legitimate educational purpose or is in response to a court order or subpoena. Providing information about a student’s or family’s citizenship or immigration status to immigration authorities for immigration-enforcement purposes is not for a legitimate educational purpose under federal or state law.
  • Procedure for responding to all information requests: Take the following action steps if you receive any information request related to a student’s or family’s immigration or citizenship status that is not supported by a judicial warrant or court order:
    • Notify a designated local educational agency administrator about the information request.
    • Provide students and families with appropriate notice and a description of the immigration officer’s request.
    • Document any verbal or written request for information by immigration authorities.
    • Provide students and parents/guardians with any documents issued by the immigration-enforcement officer.
  • Responding to court documents requesting student or family information: Notify the parents or guardians if you receive a court order, subpoena, or warrant requesting information regarding a student or family member, unless: (1) the warrant or subpoena concerns an investigation of child abuse, child neglect, or child dependency, or (2) the subpoena prohibits disclosure.
  • Secure written consent from the parent/guardian/adult student before releasing information: You must get written parental or guardian consent authorizing disclosure of student information, unless the information is relevant for a legitimate educational interest or includes directory information only. Because neither exception permits disclosing information to immigration authorities for immigration-enforcement purposes, no student information shall be disclosed to immigration authorities for immigration-enforcement purposes without written consent from a parent, guardian, or student (if over 18 years of age or in a postsecondary institution), or a court order or judicial subpoena.

The written consent for release of student information must include the following:

  1. A description of the information to be released;
  2. The reason for release of information;
  3. The parties or type of parties receiving the information;
  4. If requested by the parents, guardians or student (if the student is 18 years of age or older or in a postsecondary institution), a copy of the records to be released; and
  5. Date and signature of the parent, guardian, or student (if 18 years of age or older or in a postsecondary institution) consenting to the release of information.

Please Note: The parent, guardian, or student (if over 18 years of age or in a postsecond- ary institution) is not required to sign the consent form. Therefore, you cannot release the information if the parent, guardian, or student (if over 18 years of age or in a postsecond- ary institution) refuses to provide written consent for its release.

Once the parent, guardian, or adult student signs and dates the consent form, keep the consent notice with the record file. Also, notify the recipient of the student/family information that further transmission of the information to other individuals is prohibited, without the written consent of the parent/guardian/student (if 18 years of age or older).

Referencia rápida para funcionarios escolares

¿Qué hacer si un oficial de inmigración viene a su escuela?
  1. Notifique la solicitud al administrador designado de la agencia educativa local.
     
  2. Infórmele al oficial de inmigración que, antes de proceder con la solicitud, y en ausencia de circunstancias
    apremiantes, primero debe recibir instrucciones del administrador de la agencia educativa local.
     
  3. Pida ver, y haga una copia o anote, las credenciales del oficial (nombre y número de placa) y el número de teléfono
    de su supervisor.
     
  4. Pregúntele al oficial el motivo de su presencia en las instalaciones de la escuela y documéntelo.
     
  5. Pídale al oficial que presente cualquier documentación que autorice el acceso a la escuela.
     
  6. Haga una copia de todos los documentos proporcionados por el oficial.
     
  7. Si el oficial declara que existen circunstancias apremiantes y exige acceso inmediato a la escuela, cumpla con sus
    órdenes y alerte inmediatamente al administrador de la agencia educativa local.
     
  8. Si el oficial no declara que existen circunstancias apremiantes, responda de acuerdo con los requisitos de la
    documentación del oficial. Si el oficial de inmigración tiene:
    • una orden administrativa de ICE (Servicio de Inmigración y Control de Aduanas) o una citación para la
      producción de documentos u otras pruebas, infórmele al oficial que no puede dar su consentimiento a ninguna solicitud sin consultar primero con el asesor legal de la agencia educativa local u otro administrador designado.
    • una orden judicial federal (orden de registro e incautación u orden de arresto), el cumplimiento inmediato
      de dicha orden suele ser un requisito legal. Si es posible, consulte con su asesor legal o con el administrador
      designado de la agencia educativa local antes de proporcionar al oficial acceso a la persona o los materiales
      especificados en la orden.
       
  9. Si bien no debe dar su consentimiento para el acceso de un oficial de inmigración a menos que declare
    circunstancias apremiantes o tenga una orden judicial federal, no intente impedírselo físicamente, aunque parezca
    carecer de autorización para ingresar. Si un oficial ingresa a las instalaciones sin consentimiento, documente sus
    acciones mientras está en el campus.
     
  10. Después del encuentro con el oficial, tome notas escritas de inmediato, incluidas las siguientes:
    • Lista o copia de las credenciales e información de contacto del oficial;
    • Identidad de todo el personal de la escuela que se comunicó con el oficial;
    • Detalles de la solicitud del oficial;
    • Si el oficial presentó una orden o citación para acompañar su solicitud, qué se solicitó en la orden/citación, y si la orden/citación fue firmada por un juez;
    • Su respuesta a la solicitud del oficial;
    • Cualquier otra acción tomada por el oficial; y
    • Foto o copia de cualquier documento presentado por el oficial.
       
  11. Notifique a los padres o tutores tan pronto como sea posible (a menos que lo impida una orden judicial o citación),
    y hágalo antes de que un oficial interrogue o retire a un estudiante con fines de aplicación de la ley de inmigración
    (a menos que se haya presentado una orden judicial).
     
  12. Proporcione una copia de esas notas, y los documentos asociados recopilados del oficial, al asesor legal de la
    agencia educativa local, al superintendente u otro administrador designado.
     
  13. Envíe un correo electrónico a la Oficina de Justicia para Niños del Departamento de Justicia de California, al BCJ@
    doj.ca.gov, con respecto a cualquier intento por parte de un oficial de la ley de acceder a un sitio escolar o a un
    estudiante con fines de aplicación de la ley de inmigración.
¿Qué hacer si un oficial de inmigración solicita información personal sobre un estudiante o sus familiares?

  • Evitar la divulgación de información no autorizada: No divulgue información que pueda indicar la ciudadanía
    o el estado de inmigración de un estudiante o familia sin el consentimiento de los padres, tutores o
    estudiantes (si el estudiante tiene 18 años de edad o más), a menos que la información sea para un
    propósito educativo legítimo o sea en respuesta a una orden judicial de un tribunal o citación. Proporcionar
    información sobre la ciudadanía o el estado de inmigración de un estudiante o familia a las autoridades de
    inmigración con fines de aplicación de la ley de inmigración no es para un propósito educativo legítimo según
    la ley federal o estatal.
     

  • Procedimiento para responder a todas las solicitudes de información: Tome las siguientes medidas si
    recibe cualquier solicitud de información relacionada con el estado de inmigración o de ciudadanía de un
    estudiante o su familia que no esté respaldada por una orden judicial o una orden judicial de un tribunal:
    • Notifique a un administrador designado de la agencia educativa local sobre la solicitud de información.
    • Proporcione a los estudiantes y a las familias un aviso apropiado y una descripción de la solicitud del
      oficial de inmigración.
    • Documente cualquier solicitud de información verbal o escrita por parte de las autoridades de
      inmigración.
    • Proporcione a los estudiantes y padres/tutores cualquier documento emitido por el oficial de
      inmigración.
       
  • Responder a documentos judiciales que solicitan información del estudiante o la familia: Notifique a
    los padres o tutores si recibe una orden judicial de un tribunal, citación u orden judicial de un tribunal
    solicitando información sobre un estudiante o miembro de la familia, a menos que: (1) la orden o citación
    se refiere a una investigación de abuso infantil, negligencia infantil o dependencia infantil, o (2) la citación
    prohíbe la divulgación.
     
  • Obtener el consentimiento por escrito del padre/tutor/estudiante adulto antes de divulgar información:
    Debe obtener el consentimiento por escrito de los padres o tutores que autorice la divulgación de la
    información del estudiante, a menos que la información sea relevante para un interés educativo legítimo
    o incluya solo información de directorio. Debido a que ninguna de las excepciones permite divulgar
    información a las autoridades de inmigración para fines de aplicación de la ley de inmigración, no se
    divulgará información de estudiantes a las autoridades de inmigración para fines de aplicación de la ley de
    inmigración sin el consentimiento por escrito de un padre, tutor o estudiante (si es mayor de 18 años de
    edad o en una institución postsecundaria), o una orden judicial de un tribunal o citación judicial.

El consentimiento por escrito para la divulgación de información del estudiante debe incluir lo siguiente:

  1. Una descripción de la información que se va a divulgar;
  2. El motivo de la divulgación de la información;
  3. Las partes o el tipo de partes que reciben la información;
  4. Si lo solicitan los padres, tutores o el estudiante (si el estudiante tiene 18 años de edad o más o está en una
    institución postsecundaria), se divulgará una copia de los registros; y
  5. Fecha y firma del padre, tutor o estudiante (si tiene 18 años de edad o más o está en una institución
    postsecundaria) que da su consentimiento para la divulgación de información.

Tenga en cuenta: El padre, tutor o estudiante (si es mayor de 18 años o está en una institución postsecundaria) no
está obligado a firmar el formulario de consentimiento. Por lo tanto, no puede divulgar la información si el padre,
tutor o estudiante (si es mayor de 18 años o está en una institución postsecundaria) se niega a dar su consentimiento
por escrito para su divulgación.

Una vez que el padre, tutor o estudiante adulto firme y feche el formulario de consentimiento, guarde el aviso de
consentimiento con el archivo de registro. Además, notifique al destinatario de la información del estudiante/familia
que está prohibida la transmisión adicional de la información a otras personas, sin el consentimiento por escrito del
padre/tutor/estudiante (si tiene 18 años de edad o más).